Content Management Tools beruhen auf diesem Prinzip der Trennung von Inhalt und Programmierung. Die erweiterten Fähigkeiten ermöglichen jedoch von der Unterstützung des Workflow bis zur Personalisierung von Webinhalten für bestimmte Nutzer die Gestaltung komplexer Sites. Der Markt bietet mittlerweile kleine bis große Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche. Die Pflege und Erstellung komplexer Websites basiert immer stärker auf solchen Systemen.
Content Management erlaubt die schnelle Pflege von Webinhalten ohne Programmierkenntnisse. Schon viele Tools haben dies versprochen, sind jedoch meist im Ansatz stecken geblieben. Bei Content Management wird nicht auf die Programmierung verzichtet, sondern jeder Mitarbeiter an einer Website kann sich wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Der Programmierer muß keine Inhalte mehr pflegen, sondern kümmert sich um den technischen Part und der Redakteur braucht keine HTML-Seiten zu erstellen, um Inhalte zu veröffentlichen.
Beim klassischem Webpublishing fallen alleine 90% der Kosten für die Wartung und Pflege der Website an, nur 10% auf die Entwicklung und Realisation. Durch verschiedene Automatisierungselemente innerhalb eines Content Management Systems läßt sich der Aufwand für die Wartung und Pflege deutlich verringern. Die größten Probleme wie Link-Management, Einhaltung des Corporate Identity, sicheres Arbeiten im Team oder Einhaltung von Sicherheitskonzepten werden direkt von einer entsprechenden Software unterstützt.
Als anderer Begriff für Content Management System ist auch Redaktionsssystem gebräuchlich. Als solches ist aber eher ein System einer Print-Redaktion mit wenigen Funktionen für das Webpublishing zu sehen.
Informationen sind der Rohstoff für interessante Websites. Bis zur Einführung von Content Management Systemen waren diese immer fest mit dem HTML-Code einer Internetseite verknüpft. Könnte man den Inhalt einer Seite von ihrer Verankerung im HTML-Code lösen, ergeben sich neue Möglichkeiten für das Webpublishing. Diesen Weg geht die Verwendung von Templates (dt. Vorlagen) in Content Management Systemen. Informationen sind nicht weiterhin in statischen (festen) Dateien gefangen, sondern können durch Ihre Trennung von der Struktur (HTML-Programmierung) medienneutral wiederverwendet werden.
Innerhalb von Content Management System werden nicht fertige HTML-Dokumente, sondern nur separat die einzelnen Bestandteile gespeichert. Bestandteile können Text, Bilder oder andere MIME-Typen sein. Der Aufbau einer Seite wird durch Templates gesteuert. Diese sind vordefinierte Grundgerüste für die Darstellung von Inhalten. Wird ein Dokument von einem Server abgerufen, werden die entsprechenden Bestandteile in ein Template geladen, dadurch angeordnet und dem Nutzer dargestellt. Für die Verwendung von Templates spricht vor allem die Möglichkeit, Informationen in gleichbleibendem Layout in großen Mengen darzustellen. Dabei ist es nicht jedesmal nötig ein neues Dokument zu erstellen, sondern der Inhalt wird aus einer Datenbank ausgelesen, mittels Template formatiert und ausgegeben.
Ein klarer Vorteil gegenüber dem klassischen Webpublishing ist das integrierte Dokumenten/Komponenten-Management eines Content Management Systems. Verwendete Texte, Bilder und andere Bestandteile einer Website werden in einer Datenbank abgelegt und dort verwaltet. Dadurch können diese mehrfach verwendet und verschiedene Versionen der Inhalte gespeichert werden. Ein späteres Zurückkehren zu einer bestimmten Version der Website ist somit gewährleistet. Die Inhalte und das Design können klar abgetrennt werden.
